Unklare Rollen können Zusammenarbeit erschweren, ohne alleinige Ursache eines Teamkonflikts zu sein. Rollenklärung schafft Orientierung darüber, wer wofür zuständig ist, welche Spielräume bestehen und was voneinander erwartet werden kann.
In einem Team geraten zwei Kolleg:innen immer wieder über dieselbe Frage aneinander: Wer übernimmt nach einem schwierigen Fall die weitere Koordination? Beide gehen davon aus, dass die Zuständigkeit eigentlich geklärt sei – nur jeweils anders. Die eine wartet auf eine Übergabe, die andere erwartet eigenständiges Handeln. Nach mehreren solchen Situationen wirkt der Konflikt zunehmend persönlich.
In Teams entstehen Konflikte nicht automatisch deshalb, weil Rollen unklar sind. Unklare Zuständigkeiten können jedoch wie ein Verstärker wirken: Erwartungen bleiben unausgesprochen, Entscheidungen werden unterschiedlich verstanden und dieselbe Situation wird von mehreren Personen jeweils als Aufgabe der anderen betrachtet.
Rollenklärung bedeutet deshalb mehr als eine Liste von Aufgaben. Relevant sind ebenso Verantwortung, Entscheidungsbefugnisse, Prioritäten und die Erwartungen, die Kolleg:innen oder Führung mit einer Rolle verbinden.
Das Beispiel der beiden Kolleg:innen begleitet uns durch den Artikel. Es zeigt, weshalb eine strukturelle Klärung Zusammenarbeit erleichtern kann – und warum sie trotzdem nicht jedes zwischenmenschliche Problem eines Teams erklärt.
Überblick – Zentrale Fragen
Struktur und Erwartungen
Warum ist Rollenklärung für die Zusammenarbeit im Team wichtig?
Eine Rolle beschreibt mehr als eine Stellenbezeichnung. Zu ihr gehören Aufgaben, Verantwortung, Entscheidungsbefugnisse und Erwartungen anderer Personen. Gerade diese Ebenen stimmen im Arbeitsalltag nicht immer miteinander überein.
Auf dem Papier kann eine Aufgabe eindeutig beschrieben sein, während sich im Team längst eine andere Praxis entwickelt hat. Eine Führungskraft erwartet vielleicht etwas anderes als die Mitarbeitenden. Oder zwei Kolleg:innen gehen – wie in unserem Beispiel – davon aus, dass jeweils die andere Person für eine bestimmte Entscheidung zuständig ist.
Solche Unklarheiten können Konflikte begünstigen. Ich würde deshalb trotzdem nicht vorschnell sagen: Das Team hat ein Rollenproblem. Schwierige Zusammenarbeit hat selten nur eine Ursache. Neben Rollen können persönliche Unterschiede, Beziehungen, Arbeitsbelastung, Führung oder organisationale Rahmenbedingungen beteiligt sein.
In der Supervision interessiert mich deshalb, welchen Anteil die Rollenfrage an der konkreten Situation hat. Würde eine klarere Zuständigkeit tatsächlich etwas verändern? Oder wird gerade versucht, einen Beziehungskonflikt über eine neue Aufgabenbeschreibung zu lösen?
Fachliches Wissen hilft mir, Rollen, Strukturen und Beziehungsmuster einzuordnen. Gleichzeitig versuche ich, dieses Wissen nicht vorschnell auf ein Team zu übertragen. Die Annahme „Hier fehlt Rollenklärung“ bleibt zunächst eine Hypothese, die mit den Beteiligten geprüft werden muss.
Woran zeigen sich unklare Rollen im Team?
Rollenunklarheit wird im Alltag selten mit diesem Begriff benannt. Sie zeigt sich eher in wiederkehrenden Fragen und Irritationen darüber, wer etwas tun, entscheiden oder verantworten soll.
Aufgaben
Es ist nicht eindeutig, wer eine bestimmte Tätigkeit übernimmt oder wo die Aufgabe einer Person endet und die einer anderen beginnt.
Verantwortung
Mehrere Personen sind beteiligt, aber niemand weiß genau, wer für das Ergebnis oder die weitere Bearbeitung verantwortlich ist.
Befugnisse
Eine Person soll Verantwortung übernehmen, verfügt aber nicht über die notwendigen Entscheidungs- oder Handlungsspielräume.
Erwartungen
Kolleg:innen oder Führungskräfte erwarten bestimmte Verhaltensweisen voneinander, ohne dass diese ausreichend ausgesprochen oder vereinbart wurden.
Besonders konfliktanfällig wird es, wenn diese Ebenen nicht zusammenpassen. Wer für etwas verantwortlich gemacht wird, aber keine Entscheidung treffen darf, erlebt seine Rolle anders als jemand, der sowohl Verantwortung als auch entsprechende Befugnisse besitzt.
Bei unseren beiden Kolleg:innen könnte deshalb die Frage „Wer übernimmt nach dem Fall?“ zu kurz greifen. Ebenso wichtig wäre: Wer entscheidet über die nächsten Schritte? Wer informiert andere Stellen? Wer muss lediglich etwas zuliefern? Und wer trägt die Verantwortung dafür, dass der Prozess tatsächlich weitergeht?
Welche Fragen können auf Rollenunklarheit hinweisen?
Nicht jede Unstimmigkeit braucht eine umfassende Rollenklärung. Wenn bestimmte Fragen jedoch regelmäßig wiederkehren, lohnt sich ein genauerer Blick auf die strukturelle Seite der Zusammenarbeit.
- Wer ist dafür eigentlich zuständig?
- Darf ich das überhaupt entscheiden?
- Warum macht die andere Person das nicht?
- Wer trägt die Verantwortung, wenn etwas schiefgeht?
- Was erwartet die Führung konkret von mir?
- Gehört diese Aufgabe noch zu meiner Rolle oder nicht?
Solche Fragen sind nicht automatisch Zeichen schlechter Organisation. Arbeit verändert sich, Aufgaben entwickeln sich und Teams passen ihre Zusammenarbeit an neue Bedingungen an. Rollen müssen deshalb nicht für alle Zeiten unveränderlich festgelegt werden.
Problematisch wird es eher dann, wenn zentrale Fragen dauerhaft im Ungefähren bleiben und bei jeder neuen Situation erneut ausgehandelt werden müssen.
Auch in unserem Beispiel wäre ein einzelnes Missverständnis noch kein Hinweis auf ein strukturelles Problem. Wenn dieselbe Zuständigkeitsfrage jedoch regelmäßig auftaucht und jedes Mal neue Irritationen erzeugt, wird eine verbindlichere Klärung sinnvoll.
Was sollte bei einer Rollenklärung geklärt werden?
Rollenklärung wird greifbarer, wenn nicht nur allgemein über Zuständigkeit gesprochen wird. Aufgaben, Verantwortung, Befugnisse und Erwartungen sollten voneinander unterschieden werden.
| Ebene | Leitfrage | Beispiel |
|---|---|---|
| Aufgabe | Was soll ich konkret tun? | Eine Fachkraft übernimmt nach einem Fall die vereinbarte Dokumentation. |
| Verantwortung | Wofür muss ich einstehen? | Eine Person sorgt dafür, dass die weitere Bearbeitung verbindlich angestoßen wird. |
| Befugnis | Was darf ich selbst entscheiden? | Bestimmte fachliche Schritte können eigenständig entschieden werden, andere brauchen die Führungskraft. |
| Erwartung | Was erwarten andere von meiner Rolle? | Das Team erwartet Eigeninitiative, während die Person selbst auf eine ausdrückliche Beauftragung wartet. |
Gerade die letzte Ebene wird leicht übersehen. Zwei Personen können dieselbe formale Rollenbeschreibung lesen und trotzdem unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wie diese Rolle praktisch ausgefüllt werden soll.
Für unsere beiden Kolleg:innen könnte beispielsweise formal geklärt sein, wer zuständig ist. Der eigentliche Konflikt entsteht aber möglicherweise aus unterschiedlichen Erwartungen darüber, wann eine Übergabe ausdrücklich erfolgen muss und wann eigenständiges Handeln vorausgesetzt wird.
Rollen auseinanderhalten
Aufgabe, Verantwortung und Befugnis sind nicht dasselbe
Eine Rollenklärung wird besonders dann hilfreich, wenn unterschiedliche Ebenen nicht mehr selbstverständlich miteinander vermischt werden. Wer eine Aufgabe übernimmt, muss nicht automatisch jede Entscheidung treffen dürfen. Ebenso können Erwartungen bestehen, die nie ausdrücklich Teil der formalen Rolle geworden sind.
Ein häufiger Spannungsbereich entsteht dort, wo Verantwortung übertragen wird, ohne den dazugehörigen Handlungsspielraum ausreichend zu klären. Dann soll eine Person für ein Ergebnis einstehen, muss für wichtige Entscheidungen aber immer wieder auf eine andere Stelle warten.
Umgekehrt können Befugnisse vorhanden sein, ohne dass Mitarbeitende wissen, dass sie diese tatsächlich nutzen sollen. Auch dann entsteht unnötige Rückversicherung und Verantwortung wandert wieder zur Führung zurück.
Wie kann Rollenklärung an einer konkreten Frage beginnen?
Rollenfragen müssen nicht immer abstrakt diskutiert werden. Oft zeigt eine konkrete Alltagssituation besser, wo Erwartungen oder Befugnisse unklar sind.
- Eine konkrete Unsicherheit beschreiben: Was ist passiert und an welcher Stelle wusste eine Person nicht, was sie tun sollte oder durfte?
- Die verschiedenen Erwartungen sammeln: Was erwartet die Person selbst, was erwartet das Team und was erwartet die Führung?
- Aufgaben und Befugnisse unterscheiden: Ist die Tätigkeit Teil der Rolle und darf darüber eigenständig entschieden werden?
- Verantwortung sichtbar machen: Wer muss dafür sorgen, dass die Aufgabe tatsächlich weiterbearbeitet wird?
- Prioritäten klären: Wie verhält sich diese Aufgabe zu anderen Anforderungen und was hat Vorrang?
- Eine vorläufig verbindliche Regelung treffen: Die Klärung sollte Orientierung geben, statt dieselbe Frage täglich neu auszuhandeln.
Ein typisches Beispiel aus der Supervision kann sehr unspektakulär beginnen: Darf eine Mitarbeiterin in vorhandener Arbeitszeit Fachliteratur lesen?
Hinter dieser scheinbar kleinen Frage liegen mehrere Ebenen. Gehört fachliche Weiterbildung zur Rolle? Welche Aufgaben haben Vorrang? Wie steht die Führung zu Fachlektüre während bezahlter Arbeitszeit? Und was darf die Mitarbeiterin selbst entscheiden?
Die Lösung liegt dann nicht zwingend darin, abstrakt über Motivation oder Arbeitsmoral zu sprechen. Hilfreicher kann sein, Erwartungen mit der Führung zu klären und eine nachvollziehbare Priorisierung zu vereinbaren.
Ähnlich verhält es sich bei unseren beiden Kolleg:innen. Sobald eindeutig geklärt ist, wer nach einem Fall welche Aufgabe übernimmt, wer entscheiden darf und wann eine Übergabe erfolgt, muss dieselbe Frage nicht bei jeder neuen Situation erneut persönlich ausgehandelt werden.
Wie hilfreich sind Stellen- und Rollenbeschreibungen?
Schriftliche Beschreibungen können Rollenklärung unterstützen, lösen sie aber nicht automatisch. In manchen Organisationen existieren Stellenbeschreibungen, die im tatsächlichen Arbeitsalltag kaum jemand kennt oder die seit ihrer Erstellung nicht mehr ernsthaft betrachtet wurden.
- Eine Beschreibung sollte zur aktuellen Arbeit passen.
- Aufgaben allein reichen nicht; auch Verantwortung und Befugnisse sind relevant.
- Formale Rollen und tatsächlich gelebte Rollen sollten miteinander verglichen werden.
- Erwartungen der Führung sollten nachvollziehbar formuliert sein.
- Eine Rollenbeschreibung muss nicht jede denkbare Situation vorwegnehmen.
- Sie sollte genügend Orientierung geben, damit zentrale Fragen nicht ständig neu verhandelt werden müssen.
Ich halte solche Beschreibungen deshalb nicht für überflüssig. Sie können ein gutes Instrument struktureller Führung sein, wenn sie tatsächlich genutzt und regelmäßig mit der gelebten Praxis abgeglichen werden.
Gleichzeitig kann eine schriftliche Beschreibung niemals sämtliche Erwartungen eines Teams vorwegnehmen. Deshalb ist der Vergleich interessant: Was steht formal dort? Was tun wir tatsächlich? Und welche Erwartungen haben sich im Alltag entwickelt, ohne jemals ausdrücklich vereinbart worden zu sein?
Die Aufgabe besteht nicht darin, jede Rolle endgültig festzuschreiben. Sinnvoller kann sein, eine für die gegenwärtige Situation ausreichend klare Entscheidung zu treffen und diese so lange gelten zu lassen, bis sich relevante Bedingungen verändern.
Was kann Rollenklärung nicht lösen?
Rollenklärung ist besonders hilfreich, wenn tatsächliche strukturelle Unklarheiten bestehen. Sie wird jedoch problematisch, wenn jedes Teamproblem auf fehlende Zuständigkeiten reduziert wird.
- Ein persönlicher Konflikt verschwindet nicht automatisch durch eine neue Aufgabenverteilung.
- Unterschiedliche Werte und Arbeitsstile bleiben auch bei klaren Rollen bestehen.
- Überlastung lässt sich nicht allein durch präzisere Zuständigkeiten beseitigen.
- Führungsprobleme werden nicht zu Teamaufgaben, nur weil Rollen neu beschrieben werden.
- Organisationale Widersprüche können außerhalb des Einflusses eines Teams liegen.
- Eine formale Regelung ersetzt kein Gespräch über gegenseitige Erwartungen.
Bei unseren beiden Kolleg:innen könnte die strukturelle Klärung beispielsweise eindeutig ergeben, wer künftig für die Koordination zuständig ist. Trotzdem können aus den vergangenen Auseinandersetzungen Verletzungen oder Misstrauen zurückbleiben.
Dann wäre die Rollenfrage geklärt, der Beziehungskonflikt aber noch nicht vollständig bearbeitet. Genau diese Unterscheidung halte ich für wichtig.
Deshalb erscheint mir die Frage „Ist das ein Rollenproblem?“ häufig zu eng. Hilfreicher ist: Welchen Anteil haben Rollen an der Situation, und lohnt es sich gerade dort anzusetzen?
Wenn Rollenklärung an einem konkreten Punkt Orientierung schafft, kann sie einen wichtigen Beitrag zur Zusammenarbeit leisten. Sie muss aber nicht erklären, weshalb alle anderen Schwierigkeiten im Team entstanden sind.
Häufige Fragen zur Rollenklärung im Team
Rollenklärung bewegt sich zwischen formaler Organisation und gelebter Zusammenarbeit. Gerade deshalb tauchen häufig Fragen dazu auf, wer Rollen festlegt und wie verbindlich entsprechende Vereinbarungen sein sollten.
Wer ist für die Rollenklärung im Team verantwortlich?
Das hängt von der jeweiligen Frage ab. Bestimmte Aufgaben, Befugnisse und Zuständigkeiten müssen durch Führung oder Organisation festgelegt werden. Andere Erwartungen können innerhalb des Teams geklärt werden. Supervision kann diesen Prozess unterstützen, übernimmt aber keine Führungsentscheidung.
Muss jede Aufgabe eindeutig einer Person zugeordnet sein?
Nein. Teams können Verantwortung auch gemeinsam tragen. Wichtig ist dann jedoch, dass nachvollziehbar bleibt, wie Entscheidungen getroffen werden, wer in einer konkreten Situation handelt und wie verhindert wird, dass Verantwortung zwischen mehreren Personen liegen bleibt.
Was ist ein Rollenkonflikt?
Ein Rollenkonflikt kann entstehen, wenn unterschiedliche oder miteinander schwer vereinbare Erwartungen an eine Person gerichtet werden. Beispielsweise soll jemand eigenständig entscheiden und gleichzeitig für viele Entscheidungen vorher Zustimmung einholen.
Kann eine alte Stellenbeschreibung noch hilfreich sein?
Ja, als Ausgangspunkt. Sie kann mit der heutigen Praxis verglichen werden: Was gilt noch, was hat sich verändert und welche Erwartungen sollten neu vereinbart werden?
Sollten Rollen möglichst detailliert festgelegt werden?
Nicht unbedingt. Zu wenig Klarheit führt zu ständigen Aushandlungen, eine übermäßig detaillierte Beschreibung kann dagegen notwendige Flexibilität einschränken. Sinnvoll ist ein Maß an Klarheit, das für die tatsächliche Zusammenarbeit Orientierung bietet.
Kann Teamsupervision Rollen verbindlich festlegen?
Supervision kann Unklarheiten sichtbar machen, unterschiedliche Erwartungen ordnen und eine Entscheidung vorbereiten. Formale Aufgaben, Befugnisse und Führungsentscheidungen bleiben jedoch Aufgabe der zuständigen Personen innerhalb der Organisation.
Vertiefende Quellen
-
Deutsche Gesellschaft für Supervision und Coaching (DGSv): Wie läuft eine Teamsupervision ab?
– beschreibt Auftragsklärung, Themenentwicklung und die Reflexion von Zusammenarbeit, Rollen und Erwartungen innerhalb von Teams. -
Deutsche Gesellschaft für Systemische Therapie, Beratung und Familientherapie (DGSF): Systemische Supervision
– ordnet Rollen, Auftragsklärung, organisationale Zusammenhänge, Selbstreflexion und Beziehungsgestaltung als Bestandteile systemischer Supervision ein. -
Busse, Stefan (2023): Was ist Supervision?
– wissenschaftliche Einordnung von Supervision als Reflexion professioneller Rollen, Beziehungen und organisationaler Bedingungen. -
Berufsverband für Coaching, Supervision und Organisationsberatung (bso): Dokumente und Reglemente
– enthält fachliche Rahmenbedingungen und Kompetenzbeschreibungen zu Auftrag, Rollen, professioneller Beziehung und Prozessgestaltung. -
ZHAW, IAP Institut für Angewandte Psychologie: Supervision
– beschreibt Supervision als Reflexionsraum für Rollen, Führungs- und Teamfragen sowie für berufliche Situationen in organisationalen Zusammenhängen. -
Loebbert, Michael (2016): Wie Supervision gelingt – Supervision als Coaching für helfende Berufe
– behandelt Rollenreflexion, Auftragsklärung, professionelle Verantwortung und die Gestaltung supervisorischer Prozesse.